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审核技巧



审核技巧


一、审核发现和审核证据

审核证据:关于事实的可验证的信息、记录或陈述。(2.3)

审核发现:将收集到的审核证据与商定的审核准则进行比较所得出的评价结果。审核发现是编写审核报告的基础。(2.4)

 

审核发现和审核证据实例

例一:

保证容器正确标识的机制不充分

  • 工厂的员工负责标识材料存储的区域。没有提供有关为什么以及如何标识方面的培训,在工厂一级没有有关容器标识的程序安排和职责分工。

  • 物资供应部负责确保所有的桶都应明确标识。该机制是要求所有供应商在他们将容器运到之前就对容器进行标识,此要求是合同的一部分,但是,仅仅强调了保证对危险材料的标识,由于没有严格贯彻该项要求,许多非危险原材料没有标识。没有一个机制保证废弃的容器得到标识。

  • 工厂范围内确保容器标识不出问题的机制还没有明确地划分。各级员工不了解正确和充分标识的重要性和原因,而这是材料管理的基本要求。

     

    例二:

    玻璃厂中控制噪音的机制不充分


  • 我们被告知耳塞已分发给员工,也要求员工佩戴,但是此要求没有被积极执行。

  • 噪音被识别为玻璃厂的重大因素,并且也已建立了相应的管理方案,但是各级员工不清楚暴露于噪音下的潜在危害性(噪音导致的失聪是不可逆转的工业疾病,结果就是,工人不佩戴所发的劳保用品,管理者也没有严格彻此规定。

  • 玻璃厂内与噪音相关的运行控制程序也没有有效地执行。

     




  • 文件预审


    一、SHE文件审核:


    1. 文件内容是否符合行使ISO14001/

      OHSAS18001标准的所有要求

    2. 名词术语是否与ISO14001/

      OHSAS18001标准一致

    3. 文件层次是否清晰

    4. 文件内容是否有内在的逻辑性和连贯性

    5. 文件内容是否具有适用性及可操作性

    6. 文件是否现行有效,符合文件控制要求

      二、文件审核的几条线:


    • 方针 目标à指标à方案

    • 因素 评价à识别à更新à控制

    • 法律 法规à获取à评价à遵守à更新

    • 组织机构:职、权、活动分配应保持一致

    • 三级监控机制关系和作用

    • 文件各层次的接口关系:文件审核通常以手册、程序为主。文件审核应延续到现场审核。

      三、文件审核的目的:


    • 了解现场的重大因素及其控制(目标指标,运行控制,应急响应,监测方式)

    • 掌握相关的法律法规

    • 明确相关人员的职责

    • 组织机构:职、权、活动分配应保持一致

    • 编写好的检查清单。

       

      审核计划和工作文件

      一、开展SHE审核的条件:


    • 具备了关于审核主题事项的充分适用的信息;

    • 具备了开展审核活动所需的充足资源;

    • 能取得受审核方的充分合作。

      二、审核计划:


    • SHE管理者代表编制年度内审计划,年度内审计划应覆盖全部部门及ISO14001/OHSAS18001的全部要素;

    • 按年度计划安排每次内审---时间、审核范围;

    • ISO14001/OHSAS18001中指出审核计划应包括“受审核方体系中应予以重点审核的要素和审核这些要素的审核程序”。“要考虑SHE的重要性和上次审核的结果”;

    • 审核组长必须参与对主要领导和部门的审核,以期对体系的总体情况作出评价。

      三、审核的发起:


    • 最高管理者重视,公司动员

    • SHE管理者代表确保内审实施

    • 组建一支合格的内审队伍

    • 明确内审组长,落实内审职责

      四、审核的准备:


    • 管理者代表任命审核组长

    • 审核组长制定审核计划、管理者代表批准

    • 审核分组,考虑审核组员交叉回避的原则


    ²  组员审阅文件编制审核用的检查单(文件审阅见前一部分)

    ²  通知受审核部门,以得到支持和配合

    五、审核组任务分配和工作文件

    ²  任务分配:由组长与有关审核员共同商定

    ²  工作文件:主要有审核记录()检查清单

    六、体系的有效性

    ²  体系的目的:提高组织的管理水平,控制SHE安全健康因素,改善组织的SHE绩效。

    ²  审核的任务:判断体系是否符合标准的要求。(收集证据要求不仅收集不符合的证据,而且要收集符合性的证据)

    ²  体系的有效性表现为两个方面:

    一、体系本身的有效性:1、体系可保证组织的方针目标指标的实现;2、对重要因素可以有效控制;3、通过三级监控机制形成一套自我发现/纠正/完善的机制。

    二、体系实施的有效性:污染风险预防,节能降耗,节约资源,改进产品的SHE性能。

    ²  内审侧重检查体系的符合性

    七、审核工作方法----去检查什么?

    ²  书面文件及其实施;

    ²  对机构和职责的了解程度;

    ²  培训需求分析和员工的能力;

    ²  监测项目和记录;

    ²  废弃物处置记录;

    ²  对其他要求的了解;

    ²  因素和重大因素清单;

    ²  抱怨

    八、检查单的可能内容

    ²  主题清单;

    ²  需问的问题;

    ²  相关的法规和标准;

    ²  主要的SHE风险

    ²  需要去的现场和观察的活动;

    ²  检查实施现状

    九、检查单的一般格式(表一:)


    表一:


    ISO14001/OHSAS18001要素

    手册/程序

    审核项目

    审核方式

    审核记录

     

     

     

     

     


     

     


    十、编制检查单的方法

    1.        根据标准的要求和受审核方体系文件中机构与职责规定的各项内容逐项检查受审核部门的职责及这些职责的履行情况;

    2.        阅读体系文件了解体系文件对受审核部门的各项要求,根据要求检查岗实施位实施情况;

    3。        根据标准中的各要素的要求,检查受审核部门对该要素的实施情况;

    4.        按照受审核部门的重要因素检查各岗位对重要因素的控制情况,并检查记录;

    5.        检查目标指标和管理方案的落实情况。

    十一、编制检查单的技巧

    ²  抽样有代表性,紧扣审核目标;

    ²  编写检查清单应考虑

    --法规要求

    --以前的审核资料

    --已知的SHE问题

    --管理的特点,活动产品服务的信息

    --SHE文件要求

    --审核员的经验

    --职责机构(不同职务,问题不同)]

    --受审核部门的重要SHE因素及其控制;

    ²  充分利用计划规定时间

    谨记:随机抽样,不是随便抽样。

    十二、使用检查表注意事项

    ²  勿透露给审核方

    ²  应用检查表要自然,不要生搬,照本宣科

    ²  对初始问题发现的情况要追踪下去

    十三、检查单的作用

    ²  明确审核目标

    ²  有计划取得审核证据,明确审核的抽样样本

    ²  减少偏见

    ²  使审核程序规范化,有节奏性和连续性

    ²  保持审核进度,节约时间

    ²  突出审核重点,防止遗漏或重复

    ²  做为审核实施记录保存

     

    例一(运行控制)

    化学品管理

    l   性质不相容的化学品是否存在一起(分开、分离、隔离)

    l   容器的标识,有无中文标识,是否规范;

    l   托盘的提供,有无防泄漏的围堰;

    l   应急物资如吸收面,锯末,砂,装废吸收材料的容器;

    l   冲洗设施---淋浴器,洗眼器;

    l   现场的通风情况如何?易燃易爆库的风扇应接地;

    l   易燃和危险品库应装防爆灯和开关,容器考虑接地;

    l   MSDS现场是否准备,是否是中文,符合国标?

    l   消防设备的情况,有无过期,是否充足?

    l   现场有无化学品清单;

    l   急救箱内药品齐全充足,有无药品清单和定期检查;

    l   现场有无应急方案和逃生图;

    l   存放布置图;

    l   出入库登记平衡;

    l   现场人员是否知道泄漏和火灾的应急方案;

    l   库房的地面墙体和房顶的情况;

    l   化学品的厂内运输;

    l   应置于有盛托的运输工具中运输化学品的厂内运输;

    l   应置于有盛托的运输工具中运输;

    l   化学品的现场使用;

    l   现场是否存有过量的危险化学品;

    l   其他其本应遵循化学品库的规定

     

    例二(应急准备与反应)

    火灾的应急反应

    Ø  消防器材是否充足,有无过期的现象,是否定期检查、更换、充气(记录、有无消防器材的配置图;

    Ø  是否进行过演习,员工(义务消防员)是否会使用消防器材,是否知道急救情况下的联络方式,以往的演习记录;

    Ø  现场的消防器材是否被阻挡,是否容易获取;

    Ø  现场有无逃生图,图上是否标明了集合地点;

    Ø  预案中是否规定了清点人数的要求;

    Ø  现场的路线指示是否清楚,如“EXIT”、“出口”的指示灯是否有效,地面的标识是否清楚;

    Ø  应急照明和供电,特别是为消防泵的供电是如何保证的(有无双路供电,备用发电设备)

    Ø  自动灭火和喷淋设备,感应报警设备是否定期检查其有效性;

    Ø  消防水的容量是否充足,符合要求;

    Ø  是否与当地消防部门举行过联合演习;


    现场审核


    一、根源分析和不符合报告

    1、记录不符合项

    l   仅记录观察到的事实,不要做假设和推断

    l   鼓励现场管理者与你合作以确认根本原因

    l   只要出现就应提出不符合项----确认现场同意这些不符合

    l   做到清楚,简洁和敏锐

    2、不符合项描述

    例一:

    l   整个现场发现了几个未标识的窗口容器:

    --在成品库的后面发现520公斤容量的盛满建筑用油灰的大璃瓶;

    --20200装着NaOH的桶在锅炉房的后部有护堤防护区域被发现的;

    --1325公斤装的容器,内装消泡剂,在搅拌器旁的废水处理厂发现;

    例二:

    混合研磨车间的噪音很高,监测记录表明厂内有些区域的噪音很高,需要耳防护设备,但是在工厂中并没有发现工人戴耳防护设备,也没有执行相关规定的迹象(警告招贴和标识)。

    例三:

    大量氢氟酸存放于化工库露天通道,每个盒子中有225公斤的塑料桶,这些盒子堆有5层或6层高,由于自身的重量已使下边的容器发生了泄漏。我们注意到氢氟酸从货堆的底层渗到露天的通道,这会造成对雨水的严重污染并危险员工的健康。

    3、不符合项原因分析

    l   确定发生问题的根源,并侧重于预防的方案。

    l   不断地探寻问题的原因。

    4、根源的表象

    l   重大因素没有识别

    l   法规不符合

    l   未标识的容器

    l   化学品的泄漏

    l   缺乏运行控制

     

    l   内务管理欠佳

    l   设备失灵

    l   废物的混合

    5、根源的可能性

    l   方针中的承诺不妥

    l   不现实的目标指标

    l   培训和意识的缺乏

    l   预防措施的缺乏

    l   没有建立有效的监督机制

    l   不恰当的方法和程序

    l   检查和内审不充分

    l   资源的缺乏

    l   内部交流不好

    l   缺乏明确的职责和授权

     

    根源的实例一:

    保证容器正确标识的机制不充分

    l   工厂的员工仅负责标识材料存储的区域,没有提供有关为什么以及如何标识方面的培训,在工厂一级没有有关容器标识的程序安排和职责分工

    l   物资供应部负责确保所有的桶应明确标识,该机制是要求所有供应商在他们将容器运到之前就对容器进行标识,此要求是合同的一部分,但是,仅仅强调了保证对危险材料标识,由于没有严格贯彻该项要求,许多非危险材料没有标识,没有一个机制保证废弃的容器得到标识。

    l   工厂范围内确保容器标识不出问题的职责还没有明确地划分,各级员工不了解正确和充分的标识的重要性原因,而这是材料管理的基本要求。

    ISO14001/OHSAS180014.4.2是明确要求,为有效地实施SHE管理以及确保那些其工作能对SHE产生重大影响的员工得到适当的培训。

    ISO14001 4.4.6/OHSAS18001中要求对那些考虑到缺乏程序指导可能导致偏离环境、目标和指标的运行情况,建立并保持成文的程序,同时也要求控制供应方的SHE因素。

    根源的实例二:

    正确存储和搬运化学品以及以对化学品泄的应急响应机制不充分

    l   与现场管理人员交谈得知氢氟酸泄漏的应急响应程序可概述为:

    使用适当的劳保用品,将泄和污染的容器挪到有护堤的区域,同石灰粉中和泄漏的酸;将有废弃物装进封闭的桶,并将桶送到有害废弃物存槠区。

    在审核中我们发现了一次泄漏,但在处理时这个程序只是被部分遵守。

    泄漏的容器放在有防护堤的区域没人管,直到审核员发现此事,引起了管理者的注意才撒石灰粉。

    l   对此事的调查很有限,因为现场没有工人可做立即的面谈,从随后的讨论中得知,员工很清楚氢氟酸可造成对人体的严重安全健康危害,但是他们不十分清楚应急响应程序。

    l   化工库的员工知道氢氟酸的没有合适的地方存储,也了解正在考虑建一个有顶棚和防护堤的库来存储氢氟酸,现在的存储方式19993月开始的,原因是主要的化工库缺少空间。

    l   员工不清楚雨水被氢氟酸污染后意味着什么,以及存放中氢氟酸的泄漏对安全健康的危害。

    l   在审核时所表现出的,对氢氟酸的搬运和存储的运行控制是很不充分的。


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